Hội nghị khoa học là một trong những hình thức hoạt động thường xuyên, phổ biến trong các hoạt động thực tiễn của đơn vị, tổ chức giáo dục. Trên thế giới, có rất nhiều hội nghị khoa học uy tín được tổ chức hàng năm bao quát hầu hết mọi lĩnh vực từ khoa học - công nghệ, sinh học, y khoa, kinh tế... Do đó, việc tham gia những hội nghị khoa học này cũng nâng cao vị trí và uy tín của bạn. Đây cũng là thước đo giúp các tổ chức đưa ra quyết định xét thưởng, bổ nhiệm bạn. Đối với một số nhà khoa học tham gia hoạt động nghiên cứu lâu năm đã có nhiều kinh nghiệm thì việc này quá dễ dàng, nhưng đối với những bạn mới bắt đầu công việc nghiên cứu thì gặp không ít nhiều khó khăn (đặc biệt đối với những bạn có trình độ tiếng Anh còn nhiều hạn chế).

Trong bài viết này, tôi sẽ đưa ra một số điều bạn cần lưu ý khi tham gia hội nghị khoa học để bạn tránh gặp những trường hợp bất khả kháng, đồng thời cũng giúp bạn bớt căng thẳng, lo lắng khi gia. Bài viết của tôi sẽ được chia làm 03 phần, tương ứng với những nội dung như sau:

• Phần 1: Tôi sẽ đề cặp đến cách tìm kiếm, lựa chọn hội nghị khoa học sắp được tổ chức.

• Phần 2: Tôi sẽ nói về quy trình chuẩn bị bản thảo, hoàn thiện và nộp bài báo nghiên cứu.

• Phần 3: Những vấn đề phát sinh về bài báo nghiên cứu và cách giải quyết chúng.

Như bạn biết, có rất nhiều hội nghị khoa học được tổ chức hằng năm. Điều cơ bản là bạn phải dành một ít thời gian cá nhân để tìm hiểu và lựa chọn ra những hội nghị phù hợp với lĩnh vực nghiên cứu, thời gian và chi phí của bạn. Bạn nên thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Tìm kiếm thông tin của một hội nghị khoa học. Theo kinh nghiệm của bản thân tôi, tôi thường truy cập vào 07 nguồn dưới dây khi muốn tìm kiếm một hội nghị khoa học:

• WikiCFP: Đây giống như một trang web tổng hợp kêu gọi các bài báo trong lĩnh vực khoa học, công nghệ để trình bày tại các hội nghị khoa học được tổ chức trên toàn thế giới.

• International Library Related Conferences: Nó được xem như là một thư viện thông tin hội nghị khoa học quốc tế.

• Conference Listings: Một bảng tổng hợp các hội nghị khoa học và kỹ thuật sắp diễn ra. Trang web phân chia những hội nghị này theo từng chủ đề, từng quốc gia. Do đó, bạn sẽ rất dễ dàng tìm kiếm.

• Conference Alerts: Danh sách các hội nghị sắp diễn ra được phân chia theo quốc gia và chủ đề. Bạn có thể đăng ký theo dõi danh sách email miễn phí, thêm sự kiện hoặc quảng bá sự kiện.

• AllConferences.com: Trang web bao gồm hơn 100.000 hội nghị, hội theo, triển lãm thương mại, triển lãm trong tất cả các lĩnh vực.

• Conference Monkey: Đây là một trang web cung cấp thông tin của những hội nghị sắp diễn ra được chia theo lĩnh vực nghiên cứu. Bạn có thể truy cập và lựa chọn lĩnh vực phù hợp với bạn.

• Paper Crowd: Nơi đây cung cấp thông tin hội nghị khoa học thông qua tên của chúng.

Bước 2: Lựa chọn hội nghị khoa học. Có rất nhiều tiêu chí khác nhau để lựa chọn một hội nghị khoa học để tham gia và dĩ nhiên nó sẽ phụ thuộc vào nhu cầu, kinh nghiệm nghiên cứu và lĩnh vực nghiên cứu mà bạn đang theo đuổi. Nhưng đối với tôi, tôi sẽ căng cứ vào một số thông tin sau đây để lựa chọn một hội nghị khoa học để tham gia:

• Thời gian hội nghị: Thời gian đối với tôi là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng nghiên cứu của bạn. Việc lựa chọn một hội nghị có thời gian chuẩn bị nhiều sẽ giúp bạn có thể sắp xếp và hoàn thiện bài nghiên cứu của mình. Bạn có thể lên kế hoạch và sắp xếp thời gian hợp lý từ đó tránh trình trạng căng thẳng do bí ý tưởng hoặc thử nghiệm và đánh giá kết quả nghiên cứu.

• Thông tin hội nghị rõ ràng: Việc một hội nghị cung cấp thông tin rõ ràng về chủ đề, thành phần ban biên tập, đơn vị tài trợ, quy trình bình duyệt, nhà xuất bản và chi phí tham dự hội nghị... sẽ phần nào giúp bạn tập trung hơn vào công việc nghiên cứu của bản thân. Và điều đặc biệt là tránh gặp những hội nghị kém chất lượng, không uy tín.

• Thông tin nhà xuất bản: Như bạn biết, ở một hội nghị sẽ có ít nhất một nhà xuất bản đồng hành và công bố bài nghiên cứu của bạn sau khi hội nghị kết thúc. Do đó, việc tìm hiểu kỹ thông tin về nhà xuất bản sẽ là rất cần thiết. Bạn sẽ biết được bài nghiên cứu của bạn sẽ được bình duyệt như thế nào, thành phần ban biên tập ra sau, mức độ uy tín của nhà xuất bản và điều đặc biệt là bài nghiên cứu của bạn có đưa vào danh sách xét duyệt khen thưởng hoặc bổ nhiệm hay không...

• Phí khi tham gia hội nghị: Chi phí cũng là một vấn đề bạn cần phải quan tâm khi quyết định nộp bài nghiên cứu tham gia. Đa số những hội nghị khoa học uy tín trên thế giới đều yêu cầu có ít nhất một tác giả phải tham gia khi bài nghiên cứu của họ được chấp nhận. Chi phí tham gia sẽ phục thuộc vào quy định từng hội nghị và giao động từ $100 - $1,000 hoặc hơn.

Lưu ý: Phí tham gia hội nghị chưa bao gồm các chi phí phát sinh khác như lệ phí xin visa, hộ chiếu, vé máy bay khứ hồi, ăn uống... Phí này cũng lệ thuộc vào hội nghị được tổ chức trực tiếp hay trực tuyến.

Sau khi đã tìm hiểu và lựa chọn được một hội nghị phù hợp. Công việc tiếp theo bạn cần làm là chuẩn bị, hoàn thiện và nộp bản thảo bài nghiên cứu của bạn. Thông thường, những hội nghị đều quy trình lộ trình nộp bài theo trình tự: Nộp tóm tắt bài nghiên cứu; Kết quả chấp nhận tóm tắt; Nộp đầy đủ bản thảo; Kết quả của bài nghiên cứu...

Bước 1: Đọc kỹ hướng dẫn về thời gian và lộ trình nộp bài nghiên cứu, cũng như định dạng bài viết của bạn. Lưu ý ngày hệ thống nộp bài sẽ mở và sẽ đóng để tránh bị trễ hạn hoặc sai định dạng bài viết.

Bước 2: Tạo tài khoản nộp bài. Hiện này, hầu hết tất cả hội nghị đều yêu cầu các tác giả nộp bài qua hệ thống CMT3 của Microsoft. Nếu bạn chưa có tài khoản thì có thể truy cập đường dẫn tại đây để tạo một tài khoản.

 
 ^{Hình 1: Chụp màn hình cửa sổ đăng nhập CMT3 | Tan H. Nguyen (2022, Jan 18)}

Bước 3: Khi tạo tài khoản CMT3 xong, bạn nên tìm kiếm tên viết tắt hội nghị và nhấn chọn nó để truy cập vào giao diện nộp bài. Tại đây, bạn sẽ có thể trao đổi thông tin với đơn vị tổ chức, xem những phản hồi bình duyệt và nhận kết quả của bài nghiên cứu...

Bước 4: Nhận kết quả. Nếu bài nghiên cứu của bạn được chấp nhận tham dự hội nghị. Bạn sẽ nhận được thông báo qua email hoặc trên hệ thống CMT3. Tại đây, đơn vị tổ chức cũng sẽ hướng dẫn bạn những bước tiếp theo để có thể tham dự hội nghị. Nhiệm vụ của bạn là đọc kỹ thông tin hướng dẫn và thực hiện từng bước một. Nếu có vấn đề phát sinh gì, bạn đừng quá lo lắng mà hãy nhanh tay gửi email đến đơn vị tổ chức hội nghị hỏi và nhận sự giúp đỡ từ họ. Ngược lại, nếu bài nghiên cứu của bạn bị từ chối thì quá trình tham gia hội nghị của bạn đã kết thúc. Trong trường hợp này, bạn cần đọc kỹ những đánh giá bình duyệt để rút kinh nghiệm và hoàn thiện lại bài nghiên cứu để tham gia hội nghị khác.

Sau khi tham gia hội nghị, ban tổ chức thường dành một khoảng thời gian để bạn có thể chỉnh sửa và hoàn thiện bài nghiên cứu trước khi nhà xuất bản đăng bài. Trong giai đoạn này, đơn vị nhà xuất bản sẽ kiểm tra liệu định dạng bài nghiên cứu của bạn có đúng yêu cầu hay chưa. Khi mới tham dự hội nghị của IEEE lần đầu tiên, tôi cũng gặp một số vấn đề ở giai đoạn này như: tạo bảng PDF eXpress sai; không đúng định dạng bài viết của nhà xuất bản; chưa ký mẫu cam kết bản quyền.

 
^{Hình 2: Chụp màn hình thông báo phát sinh vấn đề đối với bài nghiên cứu | Tan H. Nguyen (2022, Jan 18)}

Do đó, một số lưu ý bạn cần chú ý:

1. Kiểm tra yêu cầu định dạng bài viết nhà xuất bản yêu cầu khi nộp bản thảo.

2. Tìm hiểu về quy trình tạo bảng PDF eXpress. Bạn cần ID của hội nghị để thực hiện bước này. Do đó, bạn nên hỏi lại đơn vị tổ chức về ID của hội nghị trong trường hợp họ chưa cung cấp cho bạn.

3. Đọc hướng dẫn để ký mẫu cam kết bản quyền với nhà xuất bản.

Một số thắc mắc bạn có thể quan tâm:

Câu 1: Sau khi hội nghị kết thúc thì bao lâu bài nghiên cứu của bạn sẽ được công bố?

Về thời gian công bố bài nghiên cứu sẽ không có thời gian quy định cụ thể. Nó sẽ phụ thuộc vào quy định của nhà xuất bản và mức độ hoàn thiện bài nghiên cứu của bạn. Nếu căng cứ vào những hội nghị trước đây tôi từng tham gia thì bài nghiên cứu của bạn sẽ được công bố sau khi hội nghị kết thúc từ 04 - 06 tháng.

Câu 2: Nếu bài nghiên cứu bị hội nghị từ chối, có thể nộp lại ở được không?

Không. Bài nghiên cứu của bạn bị từ chối tại mội hội nghị nào đó, bạn sẽ không được nộp lại bài nghiên cứu vừa bị từ chối đó cho hội nghị đó nữa, những bạn có thể nộp một bài báo khác lại hội nghị đó (nếu còn thời gian). Riêng bài nghiên cứu đã bị từ chối bạn cũng có thể nộp ở một hội nghị khác hoặc một tạp chí khác nếu như nó đáp ứng được mục tiêu và phạm vị của những hội nghị hay tạp chí mà bạn muốn nộp.

Câu 3: Một số hội nghị có mức phí tham dự dành cho tác giả khá cao, vậy bạn có thể xin nguồn kinh phí đó từ đâu?

Đối với một nước đang phát triển như Việt Nam, việc tham gia một hội nghị với mức phí cao là điều hoàn toàn như không thể. Trong trường hợp này bạn có thể xin nguồn kinh phí tài trợ từ đơn vị mà bạn đang công tác hoặc bạn cũng có thể tiếp cận nguồn quỹ tài trợ đến từ các tổ chức như Google, Microsoft, Facebook... Nhưng tổ chức này luôn có nguồn quỹ tài trợ cho các nhà nghiên cứu trên toàn thế giới hàng năm để họ có điều kiện tham gia những hội nghị khoa học được tổ chức tại Hoa Kỳ. Mức tài trợ này sẽ bao gồm vé máy bay khứ hồi, chi phí ăn uống, đi lại...

Câu 4: Hồ sơ đăng ký xin tài trợ tham gia hội nghị tại Hoa Kỳ như thế nào?

Hồ sơ rất đơn giản. Bạn chỉ cần điền đầy đủ thông tin vào đơn đăng ký được công bố trên website của Google, Microsoft hoặc Facebook... kèm theo đó là bằng chứng cho thấy bài nghiên cứu của bạn được chấp nhận tham gia hội nghị với vai trò bài thuyết trình miệng hoặc poster, thông tin chi phí hội nghị...

Lưu ý: Nguồn quỹ tài trợ tham gia hội nghị từ những tổ chức này chỉ giới hạn ở một số hội nghị khoa học uy tín và có bảng xếp hạng cao trên thế giới như NeurIPS, AAAI... bạn nên đọc kỹ thông tin quy định trước khi nộp đơn xin tài trợ.

Câu 5: Thời gian của một hội nghị khoa học là bao lâu?

Mỗi hội nghị có thời gian tổ chức khác nhau, tuỳ thuộc vào mức độ và quy mô của hội nghị. Nhìn chung mỗi hội nghị đều trải qua các quy trình như: thông báo thông tin hội nghị; gọi bài nghiên cứu tham gia hội nghị; quá trình bình duyệt và trả kết quả; tổ chức hội nghị và công bố giải thưởng; công bố bài nghiên cứu. Tổng thời gian của một hội nghị khoa học có thời gian trung bình kéo dài từ 06 tháng đến 12 tháng.

Bên trên là những thông tin mà bạn cần nắm khi tham gia một hội nghị khoa học. Nhưng thông tin trên được rút ra từ kinh nghiệm bản thân tôi và tổng hợp ở mức độ cơ bản để bạn có thể hiểu được quy trình cũng như những điều cần lưu ý khi tham gia một hội nghị khoa học. Nhưng thông tin này có thể khác tuỳ thuộc vào từng hội nghị, từng lĩnh vực khác nhau.